OMS 주문관리시스템의 상태별 정의와 업무 처리 방법은?

 

| OMS ( Order Management System ) 주문관리시스템의 정의

OMS 는 판매된 상품에 대해 컴퓨터 시스템을 통해 결제 처리, 배송 처리, 주문 상태 변경, 취소, 반품, 교환, 환불 등의 업무를 가능하게 하는 총괄 시스템을 말합니다. 한국어로는 주문관리시스템이라고 합니다.

 

오늘은 OMS - 주문관리시스템의 각 주문상태별 정의와 각 주문상태에서 어떤 업무를 하게 되는지 정의해 보도록 하겠습니다. 통상적으로 OMS 는 각 회사의 주문처리 업무에 맞게 주문상태가 구분되는데 여기서는 일반적인 임대형 서비스 방식의 쇼핑몰 솔루션(카페24/메이크샵) 기준으로 설명드리도록 하겠습니다.

 

 

| 입금대기(결제대기) 관리

무통장 및 가상계좌 결제수단으로 주문한 정보를 확인할 수 있습니다. ( 입금확인, 주문 취소 처리 등 ) 일반적으로 무통장, 가상계좌의 경우 계좌번호가 발급되고 고객이 주문한 금액을 계좌번호로 입금을 해야 하는 행위가 발생하기 때문에 입금을 하기 전까지 '입금대기' 상태를 가지게 됩니다.

 

가상계좌는 PG 사에서 발급되는 가상의 계좌번호로 발급되는 즉시, 입금대기 관리에 '입금대기' 상태로 주문서가 생성됩니다. 무통장과 다른점은 가상계좌는 고객이 입금하는 즉시 PG 사로부터 입금완료 상태를 전달받아 별도의 입금확인 처리없이 자동으로 결제완료 상태로 변경됩니다.

 

* 입금대기 = 고객이 주문은 했으나 상품 금액을 아직 계좌에 입금하기 전 상태 ( 결제 전 상태 )

 

| 상품준비중(결제완료) 관리

OMS ( 주문관리시스템 ) 에서 상품준비중 관리는 결제완료된 주문 정보를 확인 및 관리할 수 있는 곳을 말합니다. 쇼핑몰에서 결제수단으로 제공하는 모든 결제완료 주문서가 이곳에 보여지게 됩니다. ( 무통장, 가상계좌, 신용카드, 간편결제, 휴대폰 결제, 실시간 계좌이체 등 ) 

 

결제완료 즉시, 주문서가 [ 상품준비중 관리 ] 페이지에 '상품준비중' 상태로 생성됩니다. 또한 결제완료된 주문서를 바탕으로 상품의 재고유무를 확인하는 단계로 재고가 존재할 경우 '배송준비중'으로 주문상태를 변경할 수 있습니다. 

 

| 배송준비중 관리

배송준비중 관리에서는 재고가 존재하는 상품에 대하여 운송장을 출력하기 위해 택배사로부터 운송장 번호를 채번받고, 운송장을 출력하고 상품을 포장하고 택배사로 상품을 배송처리하는 단계를 말합니다. 쇼핑몰 업무 중에 가장 많은 업무가 배송준비중 관리에서 이루어집니다. 

 

또한 동일 고객이 각각 주문한 상품에 대해 배송지 정보가 동일할 경우 묶음 배송처리 또는 재고가 부족한 일부 상품만 먼저 발송하는 개별배송 처리 또한 배송준비중 관리에서 이루어집니다.

 

* 운송장을 채번 후 주문서에 입력하는 과정 ( 3가지 방법 )

 

1. 주문서에 운송장번호를 키보드로 수기 입력하는 방법 ( 운송장에 노출되어 있는 운송장 번호를 수기 입력 )

통상적으로 쇼핑몰을 이제 막 시작한 업체 ( 주문건수가 많지 않을 경우 이 방법을 사용함 )

2. 주문서 엑셀 다운로드 받아 택배사 운송장 출력 프로그램에서 운송장을 채번 받아 다시 주문서에 엑셀을 업로드 하는 방법

3. 택배 연동 시스템을 이용하여 운송장 번호를 채번할 주문서 선택 후 운송장번호를 자동으로 채번하는 방법

( 운송장 채번에 대한 프로세스는 다음 포스팅에서 상세히 설명할 예정입니다 )

 

* 묶음 배송이란?

A 고객이 동일한 배송지 정보 ( 수령자명, 수령자 핸드폰, 수령자 주소 )로 2개의 주문을 각각 결제했을 경우 주문서를 묶어서 한번에 배송처리하는 것을 말한다. 통상적으로 물류비를 절감하기 위해 묶음 배송을 많이 함

 

* 개별 배송이란?

주문된 상품이 재고 부족 또는 고객의 배송전 취소 요청으로 인해 상품을 나누어 배송처리하는 것을 말합니다. 예를 들어 홍길동 고객이 상품 A, 상품 B 를 주문했다고 가정할 경우 상품 A 가 재고 부족으로 배송되지 못할 경우 상품 B 만 우선 배송처리하는 것을 개별 배송이라고 합니다. 

 

 

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| 배송중 관리

배송준비중에서 포장한 상품 박스를 택배사로 보내 실제 배송이 이루어진 상태를 관리하는 곳입니다. 배송추적 시스템과 연동하여 현재 배송중인 상품이 어느 지역에 어떤 상태로 있는지 조회할 수도 있으며, 배송이 완료된 상태를 확인 후 배송완료 처리를 할수도 있습니다. 

 

통상적으로 쇼핑몰에서는 배송중 → 배송완료 상태로 변경하는 것은 택배사로부터 배송완료 상태값을 전달받아 자동으로 배송완료 상태로 변경하는 기능을 많이 이용합니다.

 

| 배송완료 관리

고객에게 배송이 완료된 주문서를 확인할 수 있는 곳입니다. 

 

| 구매확정 내역

고객이 배송된 상품을 확인 후 최종적으로 구매를 확정하면 해당 페이지에서 주문서를 조회할 수 있습니다. 일반적으로 고객이 상품을 정상적으로 잘 받았다고 의사 표현하는 단계로 구매확정처리를 할 경우 적립금 지급 또는 이벤트용 쿠폰 등을 발송하여 고객을 다시 재주문할 수 있는 프로모션을 진행할 수도 있습니다.

 

 

 

 

서비스 기획을 하면서 알아야 할 주문 및 배송 프로세스 ( 신용카드 )

 

이커머스 기획자가 주문, 배송 프로세스를 모르면 어떤 일이 발생할까?